Üzleti kommunikáció: általános típusok, jellemzők és hibák
Olyan társadalomban élünk, amelyben a munkaerőpiac nagy része az üzleti környezetnek megfelelően alakul. Függetlenül attól, hogy nagy multinacionális vállalatok, kkv-k, családi vállalkozások vagy akár egyéni szolgáltatások, mindannyian figyelembe kell venniük, hogy túlélésük lényeges eleme a pártok közötti szervezés és kommunikáció koherenciája annak érdekében, hogy egyesüljenek és közös célt kívánjanak elérni.
Ebben az értelemben ezt megerősíthetjük Az üzleti kommunikáció az egyik legfontosabb elem egy szervezetnél , különösen, ha valamilyen összetettséggel rendelkezik, megfelelően működik és képes alkalmazkodni és túlélni. És ez a közlemény arról szól, hogy mit fogunk beszélni ebben a cikkben.
- Kapcsolódó cikk: "Pszichológia a munka és a szervezetek: a szakma a jövő"
Mi az üzleti kommunikáció?
Az üzleti kommunikáció egy vállalat vagy annak részei által végzett folyamatok sorozataként értendő, hogy útleveleket bocsássanak a vállalat különböző részlegei vagy állásai között, vagy ha a vállalat kommunikációjáról beszélünk a külsővel.
Fontos szem előtt tartani, hogy általános szabályként az ilyen kommunikáció nem csak az információ kiadásának képességét jelenti, hanem magában foglalja azt is, hogy megkapja az információt: Közös adatcserével állunk szemben .
A jó üzleti kommunikáció előnyben részesíti, hogy a vállalat valamennyi tagja motivált maradjon, és tevékenységük ismertté válhasson, csökkentve mind a dolgozók, mind a vezetők bizonytalanságát az állapotuk tekintetében. Elősegíti az interakciót és javítja a munkakörülményeket , továbbá a termelékenység javítása és a lehető legoptimálisabb reagálás minden esetre.
Általános célkitűzések
Az üzleti kommunikáció céljait könnyen érthetjük. Belülről egyfelől lehetővé teszi koherens szervezet létrehozását, valamint a különböző részlegek vagy munkavállalók által megosztott információk és eredmények, valamint a létrehozandó és továbbított vállalat céljait és vállalati látását.
is megkönnyíti annak megértését, hogy mi várható minden munkavállalóról , valamint azoknak a valóságoknak a megértését, amelyekkel mindegyiknek szembesülnie kell. Azt is megkönnyíti, hogy mindenki ugyanabba az irányba dolgozzon, és saját felelősségeik végrehajtásának új módjait is meg lehet tanulni.
A külvilággal való kommunikáció szintjén az üzleti kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy kapcsolatba léphessen a médiával, és pozitív képet teremtsen magáról a vállalatról, valamint elemezhesse a célközönséget és felmérhesse szükségleteit. Emellett lehetővé teszi számunkra, hogy megtanuljuk vonni a potenciális ügyfeleket, és értékeljük a dinamikus és folyékony társadalomban rejlõ változásokat, amelyekben élünk, ami alapvetõ fontosságú a lehetséges nehézségek elhárítására és az azokhoz való alkalmazkodásra.
Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen, szükséges, hogy maga a vállalat hatékony csatornákat hozzon létre, valamint az információ átadását a cselekvései révén, kommunikációs eszközöket generálva aktívan dolgozik, hogy nincs bizonytalanság Ami a szervezeten belül igényelt és keresett.
Az is fontos, hogy mind formális, mind informális szempontokat dolgozzanak ki, valamint felmérjék a különböző munkavállalók szükségleteit és gondolatait. Az empátia is alapvető, valamint a jó szabályozás és a kommunikációs mechanizmusok tervezése.
- Talán érdekli Önt: "Vállalati identitás: milyen és hogyan definiálja a szervezeteket"
Különböző típusú üzleti kommunikáció
Nem minden vállalat és szervezet kommunikál ugyanúgy, és vannak az üzleti kommunikáció különböző típusai és osztályozása különböző kritériumok alapján.
1. Belső és külső
Az első az, amely megteremti a különbséget a belső és a külső kommunikáció között, az első az, ami a vállalat különböző részlegei és munkavállalói között zajlik, a második pedig a környezethez való kommunikáció kialakítását célozza.
2. Kétirányú és egyirányú
Ugyanígy üzleti kommunikációs stílust is találhatunk, amely nagyobb vagy kisebb interaktivitással rendelkezik, és képes megtalálni a legelterjedtebb kétirányú kommunikációból, amelyben a feladó és a vevő kölcsönhatásba lép és információt cserél, amíg a monodirektumot, amelyben csak egy üzenetet küldünk, általában a hatalom pozícióitól a vevőkhöz, akiknek nincs választási lehetősége .
3. Növekvő, csökkenő és vízszintes
Egy szervezet belső üzleti kommunikációján belül három nagy típus létezik, attól függően, hogy az információ kezdõdik-e, és a feladó és az ugyanazon kommunikáció vevõje közötti pozíció. Beszélünk a csökkenő kommunikációról, amikor a kommunikatív cselekményt egy feladóval végezzük, amely magasabb, mint a vevő.
Amikor az alárendelt, aki az üzenetet továbbítja a felettesének, beszélnünk kell felfelé irányuló kommunikációról. Mindkét esetben szembesülnénk egyfajta vertikális kommunikációval, vagyis egy kommunikációval a kommunikatív cselekvést fenntartó alanyok egyenlőtlenségekkel rendelkeznek a hatalom szempontjából (hierarchia közöttük).
A kommunikáció másik nagyszerű típusa a vízszintes kommunikáció, amelyet olyan személyek hoznak létre, akik azonos pozícióval rendelkeznek és a hierarchia szintjén vannak.
4. Formális és informális
Végül meg kell jegyezni, hogy az üzleti kommunikációban két különböző típusú kommunikációs csatornát találunk: formális és informális. Az első az, ahol a technikai szempontokat általában kezelik és maguk a feladatokhoz kötik, tiszteletteljes kommunikációnak tekintve, és a vállalat okaira és céljára összpontosítanak.
Az informális kommunikációban azonban, rugalmasabb és természetesbb kommunikációt hoznak létre , elsősorban az interperszonális kapcsolatokra összpontosítva, és gyakran a legnagyobb hatást gyakorol a munkahelyi jólétre. Az utóbbi nagyban különbözik attól függően, hogy ki végzi el, és meghaladhatja a munkahelyet, amelyet a szervezet nehéz ellenőrizni.
A jó kommunikáció lehetséges fenyegetései
A hatékony üzleti kommunikáció fenntartása alapvető, de nem könnyű. Figyelembe kell venni az esetlegesen felmerülő helyzetek nagyfokú változatosságának fennállását, valamint a létezését a félreértések, a visszaélések és a cég kommunikációjának nehézségei .
1. A következetesség hiánya
Az egyik tényező, amely a leginkább befolyásolja ezt a kommunikációt, valóban hasznos a kibocsátó hitelessége és az üzenet címzettje számára megfogalmazott megfontolás, egy példa erre az elhangzott és az említett mondatok közötti ellentmondások létezése. készen áll, nem tartja a kibocsátókat a kiadott üzenetekkel összhangban álló cselekvési mód .
Ez utóbbi a vállalat bármely munkatársa között megtörténhet, tekintet nélkül hierarchikus pozíciójukra, vagy ha a hierarchiában ugyanolyan szintű felsőbbrendű, alárendelt vagy valakinek beszél, és komoly következményekkel jár mind a téma számára (a helyzettől függően) (vagyis a szervezetben alacsonyabb bizalmi szintet generál, és a szervezetben még magas pozíciót is jelent).
Ugyanúgy, és például nagyszámú részleggel rendelkező nagyvállalatok esetén, ha eltérés van a vállalaton belüli hatósági vagy referenciaszintek között valószínűleg olyan helyzetet teremthet, amelyben a munkavállaló nem igazán tudja, milyen vezetés szükséges , ami frusztrációt és bizalmatlanságot okozhat.
Hasonlóképpen nagyon óvatosnak kell lenni az üzenetek értelmezhetőségével kapcsolatban, mivel az ambivalencia létezése különböző osztályokat vagy munkásokat eredményezhet, amelyek az ellentétes dolgok értelmezésére irányulnak. Az üzleti kommunikáció célja éppen a belső szervezés és a koherencia biztosítása, így a különböző értelmezésekkel nem rendelkező, világos üzenetek bizonytalanságot és kétségeket okozhatnak az üzenet címzettjeinek.
2. Érzelmi kapcsolat hiánya
Egy másik probléma megtalálható a kommunikáció során. Például egyes szervezeteknél nehézséget okozhat az érzelmi kötődés kialakulása, amely a munkavállalóknál kisebb elkötelezettséget és termelékenységet eredményezhet, valamint a felhasználók számára az érdeklődés hiánya és más alternatívák keresése. Fontos értékelni, hogy minden, ami történik , sőt ami nem, alapvetően kommunikatív.
Így az üzenet maga nemcsak fontos, hanem az is, hogy miként továbbítja: nem ugyanaz, vagy ugyanazokat az érzéseket közvetíti e-mailként, mint egy személyes találkozó vagy egy valós kapcsolat keresése.
3. A kontextus megértése
Azt is értékelni kell a jelenlegi helyzethez és a társadalmi fejlődéshez való alkalmazkodás , valamint a helyzet sajátosságait. Például egy egyre inkább globalizált társadalomban, és ahol az új technológiák lehetővé teszik az azonnali kommunikációt egy sor nagyszámú emberrel egyidejűleg, szükséges lehet elemezni és befektetni olyan kommunikációs politikákba, amelyek figyelembe veszik a hálózatok erejét és hogyan kell helyesen továbbítani a kívánt információt, a kapcsolatot a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatfelvételt a világ más régióiból.
Hasonlóképpen fel kell mérni a társaság saját helyzetét is, hogy ne vállaljanak többet, mint amennyit lefedhetnek, mivel szükséges a vállalat egészének helyzetének figyelembevételéhez.
Egy másik probléma lehet a kiadott üzenetek tartalma: lehetséges, hogy bár a kommunikáció létezik, nem továbbítja vagy nem érti meg a tartalmat, amelyet át kell adni. Lehetséges, hogy inkább inkább kiegészítõ szempontokra összpontosít, és kiküszöböli például az adott pozíció orientációját vagy célkitûzéseit, vagy hogy magától értetődőnek tartják egy olyan tudás létezését, amelyet soha nem tettek egyértelművé .
4. Az izoláció és a kommunikáció hiánya
Végül talán a legfontosabb probléma, amelyet az előzőekből extrapolálhatunk, az a lehetőség, hogy nincs valódi kommunikáció.
A legegyszerűbb példa a monodirektív kommunikáció stabil és folyamatos használata, amely stagnálást és nem érthető okot ad arra, hogy mi történik a szervezetben. Szerencsére ma már a legkevésbé használt, mert ez a legkevésbé hatékony és hasznos.
Ez is lehetséges hogy a különböző pozícióknak nincs megfelelő mechanizmusa a kapcsolatfelvételhez még akkor is, ha véleményüket meghallgatják, kevesebb visszajelzés lehetősége van, vagy akár a vállalat különböző részeinek nincs kapcsolatuk egymással. Az interakciót aktív módon ösztönözni kell.
Bibliográfiai hivatkozások:
- Andrade, Horacio. (2005). Belső szervezeti kommunikáció: folyamat, fegyelem és technika. Spanyolország: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004). Tudomány és információelmélet. Mineola, N. Y .: Dover.
